등기필정보란 등기부에 새로운 권리자가 기록되는 경우에 그 권리자를 확인하기 위하여 등기관이 작성하여 등기권리자에게 통지하는 정보를 말합니다(「부동산등기법」 제2조 제4호, 제50조 제1항 참조). 

등기권리자와 등기의무자가 공동으로 권리에 관한 등기를 신청하는 경우에 신청인은 그 신청정보와 등기의무자의 등기필정보를 등기소에 제공하여야 합니다(「부동산등기법」 제50조 제2항 참조). 등기필정보 제도가 시행되기 전에 등기의무자가 등기신청을 하여 등기가 마쳐진 경우라면 등기의무자가 가지고 있는 등기필증을 제출하면 됩니다.

부동산 매매를 원인으로 한 소유권이전등기신청의 경우 매도인이 등기의무자이고, 매수인이 등기권리자입니다.

등기필정보는, 물리적인 등기원인증서에 등기필 취지의 등기소인이 찍혀 있는 등기필증과 달리, 일련번호와 비밀번호의 조합으로 구성된 정보를 의미하는데, 분실되더라도 다시 제공되지 않습니다(등기필증도 마찬가지입니다). 등기필정보는 '정보'이므로 타인에게 노출되지 않도록 유의하여 잘 보관할 필요가 있습니다.  

등기필정보를 등기신청시 제공하게 하는 이유는, 등기신청이 진정한 등기의무자에 의한 것이며 또한 등기의무자의 진의에 의한 것임을 등기관으로 하여금 확인할 수 있도록 하기 위함입니다. 

등기필정보를 분실하여 가지고 있지 아니한 경우에도 아래 3가지 방법 중 한가지를 선택하여 등기신청을 할 수 있습니다(「부동산등기법」 제51조 참조).

(1) 등기의무자가 등기소에 직접 출석하여 등기관으로부터 등기의무자임을 확인받는 방법

(2) 등기신청인의 대리인이 변호사나 법무사인 경우 해당 대리인이 등기의무자로부터 위임받았음을 확인한 사실을 증명하는 정보를 첨부정보로서 제공하는 방법

(3) 신청서(위임에 의한 대리인이 신청하는 경우에는 그 권한을 증명하는 서면 - 위임장을 의미함) 중 등기의무자의 작성부분에 관하여 공증(公證)을 받아서 그 공증을 받은 사실을 증명하는 정보를 첨부정보로 제공하는 방법

위 (3)에서 '공증'이란 등기의무자 작성부분(기명날인 등)에 대하여 공증인이 등기의무자의 의사에 의해 작성된 것임을 확인하고 그 증명을 하여 주는 사서증서의 인증을 의미합니다. 

위 (2)의 방법은 변호사나 법무사에게 등기신청을 위임한 경우 사용할 수 있는 방법이고, 위 (3)의 방법은 부동산 매수인이 매도인으로부터 등기신청 위임장을 받아서 직접 등기신청하는 경우 등에 사용할 수 있는 방법입니다.

등기권리자는 등기의무자의 등기필정보 분실 여부를 미리 파악해 두는 것이 좋습니다. 그래야만 등기필정보가 분실된 경우에도 당황하지 않고 위의 3가지 방법 중 가장 적절한 방법을 선택하여 미리 준비할 수 있기 때문입니다.