내용증명이란 "발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다"는 사실을 우체국이 증명하는 제도를 말합니다(「우편법 시행규칙」 제25조 제1항 제4호 가목 참조). 

그러므로 문서에 기재된 내용의 진실성까지 증명되는 것은 아닙니다. 예를 들면 발송인이 '수취인이 언제 돈을 빌렸는데 갚지 않고 있으니 언제까지 변제하라'는 내용의 문서가 내용증명 우편으로 수취인에게 발송한 경우 '발송인이 수취인에게 변제를 촉구하는 문서를 언제 발송하였다는 사실'이 증명되는 것이지 '수취인이 발송인으로부터 돈을 빌렸는데 갚지 않고 있다'는 내용이 증명되는 것은 아닙니다(수취인이 발송인으로부터 돈을 빌렸다는 내용은 차용증, 입금한 통장 사본 등으로 입증해야 할 것입니다). 

앞서 말씀 드린 바와 같이, 내용증명 우편으로 발송하면 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 것이므로 수취인에게 도달하였다는 것이 증명되는 것은 아닙니다(의사표시는 상대방에게 도달되어야 효력이 발생합니다. 「민법」 제111조 제1항 참조). 그러므로 수취인에게 언제 도달되었는지 증명하려면 배달증명까지 신청해야 합니다. 

그런데 내용증명 우편은 등기로 발송됩니다(「우편법 시행규칙」 제25조 제1항 제4호 가목 참조). 의사표시가 기재된 내용증명 우편물이 발송되고 반송되지 아니하였다면 특별한 사정이 없는 한 그 무렵에 송달된 것으로 봅니다(대법원 1997. 2. 25. 선고 96다38322 판결 참조). 

따라서 내용증명 우편을 발송하면서 배달증명을 신청하지 않더라도 반송되지 아니하였다면 그 무렵 상대방에게 도달된 것으로 간주됩니다. 다만, 중요한 의사표시(예를 들면 계약의 해제, 취소, 철회)나 채권양도 통지의 경우(채무자에게 양도통지가 도달한 일시가 제3자에 대한 관계에서 중요함)에는 내용증명 우편으로 발송할 때 배달증명까지 신청하는 것이 좋습니다.

내용증명 우편물을 발송하고자 할 때는 내용증명 우편으로 보낼 문서(내용문서) 원본 및 그 등본 2통을 우체국에 제출하여야 합니다(「우편법 시행규칙」 제48조 제1항 참조). 

즉 내용증명 우편으로 보낼 문서(내용문서)는 총 3통이 필요합니다. 등본은 원본을 복사한 것입니다(「우편법 시행규칙」 제49조 제1항 참조). 내용문서 원본은 수취인에게 발송되는 것이고, 내용문서 등본 1통은 우체국이 3년간 보관하며(나중에 내용문서 등본이 분실되더라도 내용증명 우편물의 발송인 또는 수취인은 발송한 다음날부터 3년간 내용문서 등본의 열람을 청구할 수 있습니다. 「우편법 시행규칙」 제55조 참조), 나머지 등본 1통은 우체국이 발송인에게 되돌려 줍니다(「우편법 시행규칙」 제48조 제3항 참조).

내용문서의 원본은 사본을 포함합니다(「우편법 시행규칙」 제46조 제1항 참조). 즉 사본을 원본으로 할 수 있다는 것인데, 컴퓨터에서 워딩해서 내용문서를 출력한 후 발송인이 내용문서에 기명·날인 또는 서명한 후에 이 문서를 복사하여 원본으로 할 수 있다는 것입니다. 컴퓨터에서 아예 3통을 출력하여 3통의 문서에 각 기명·날인 또는 서명하여 원본 1통, 등본 2통으로 사용하는 경우도 많은데, 이 경우 기명·날인 또는 서명이 정확하게 동일할 수는 없기 때문에 원본과 등본이 달라지는 문제점이 발생합니다. 

따라서 컴퓨터를 통해 출력한 내용문서에 기명·날인 또는 서명한 후 2통을 복사해서 총 3통을 만들고, 그 중 기명·날인 또는 서명한 1통은 원본, 복사해서 만들어진 2통은 등본으로 사용하는 것을 권해 드립니다.

내용증명은 통상 의사표시를 명확하게 하기 위해서 또는 나중에 소송에 대비한 증거로 사용하기 위해서 활용되는 경우가 많습니다. 

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